Правила оформления и примеры использования обходного листа при составлении документа

Обходной лист – важный документ, который составляется для согласования и утверждения действий, отклоняющихся от установленных процедур и норм. В тех случаях, когда работники организации проводят работы, не предусмотренные регламентом, им необходимо составить обходной лист и зарегистрировать его в соответствующем журнале.

Правила оформления обходного листа:

1. Обходной лист должен содержать основную информацию о работнике, который выполняет нестандартную работу, и организации, где эта работа выполняется.
2. Лист должен содержать цель и описание выполняемых работ, а также срок, в течение которого они будут выполнены.
3. Необходимо указать причину, по которой отклоняются установленные нормы или процедуры, и объяснить необходимость проведения действий, отличных от привычных.
4. Обходной лист должен быть подписан уполномоченным лицом и иметь дату составления.

Ниже приведен образец оформления обходного листа:

Обходной лист

Организация: Название организации

Работник: ФИО работника

Цель работ: Описание цели работ

Описание работ: Детальное описание выполняемых работ

Срок выполнения: Дата и время начала и окончания работ

Причина отклонения: Краткое описание причины отклонения от установленных норм

Уполномоченное лицо: ФИО уполномоченного лица

Дата составления: Дата составления обходного листа

Соблюдение правил оформления и заполнение обходного листа является важным шагом для организации, так как позволяет обеспечить контроль и прозрачность процессов, которые отклоняются от установленных норм и процедур. Точное указание цели, описания работ и причин отклонения позволят предоставить понятную и полную информацию, необходимую для принятия решений и оценки действий работника.

Общие правила оформления обходного листа

При оформлении обходного листа необходимо соблюдать ряд правил:

1. Заголовок и номер листа

Обходной лист должен содержать заголовок Обходной лист и уникальный номер, который можно использовать для идентификации документа.

2. Дата и время составления

В начале документа следует указать дату и время составления обходного листа. Это позволяет точно определить момент обнаружения проблемы и последующих действий.

3. Описание проблемы

Следующим шагом следует детально описать обнаруженные повреждения или отклонения. Важно использовать четкие и конкретные формулировки для избежания неоднозначной информации.

4. Фотоматериалы

Если возможно, прилагайте к обходному листу фотографии, на которых наглядно видны проблемы или повреждения. Это поможет уточнить детали и отразить полную картину событий.

5. Подписи и реквизиты

В конце обходного листа необходимо указать подпись или инициалы специалиста, который обнаружил проблему, а также указать его должность и контактные данные. Это позволит определить ответственного человека и обратиться к нему в случае необходимости.

Соблюдение указанных правил при оформлении обходного листа поможет обеспечить четкую и полную информацию о возникшей проблеме, а также упростит последующую работу по ее устранению или анализу.

Форматирование текста обходного листа

Текст обходного листа должен соответствовать следующим требованиям:

1. Шрифт и размер. Используйте стандартный шрифт, такой как Arial или Times New Roman, размером 12 пунктов. Это обеспечит легкое чтение и понимание текста.

2. Выравнивание. Текст должен быть выровнен по левому краю, чтобы создать четкий и упорядоченный вид.

3. Абзацы. Разделяйте текст на абзацы, чтобы сделать его более читабельным и организованным. Используйте тег <p> для создания нового абзаца.

4. Нумерация. При необходимости, нумеруйте пункты или абзацы, чтобы сделать структуру более понятной. Используйте теги <ol> и <li> для нумерованного списка.

Пример форматирования текста обходного листа:

Уважаемый начальник,

Я прошу предоставить мне обходной лист на следующие даты: с 10 по 15 ноября. Прошу учесть мою просьбу об отпуске, связанную с семейными обстоятельствами.

1. Причины отсутствия.

1. Болезнь родственника, требующая моего присутствия.
2. Необходимость оказать поддержку и помощь в решении семейных проблем.

2. Планы по подмене.

Для обеспечения непрерывности работы, я предлагаю следующее:

1. Возложить мои обязанности на моего коллегу, который уже знаком с основными задачами и требованиями.
2. Обеспечить доступ к необходимым ресурсам, чтобы моя замена могла успешно выполнять свои обязанности.

Я готов предоставить все необходимые документы для подтверждения причин и организации замены.

С уважением,

Иванов Иван Иванович

Применение разделителей в обходном листе

Разделение информации в обходном листе на четкие и понятные блоки может быть достигнуто с помощью разделителей. Они являются специальными элементами, которые выделяют определенные разделы в обходном листе и создают удобный порядок чтения информации.

1. Горизонтальные линии

Одним из самых простых и популярных способов разделения информации является использование горизонтальных линий. Они могут быть простыми линиями, строчками или даже украшенными декоративными элементами.

Применение горизонтальных линий помогает визуально разделить обходный лист на разные блоки, такие как заголовки, описания документов и контактную информацию.

2. Заголовки и подзаголовки

Другим эффективным способом выделения разделов в обходном листе является использование заголовков и подзаголовков. Они позволяют сгруппировать информацию по разным категориям и упростить восприятие содержания.

Заголовки должны быть выделены более крупным шрифтом или использовать более яркий цвет, чтобы привлечь внимание читателя. Подзаголовки могут быть помечены небольшим увеличением шрифта или использованием жирного начертания.

Применение разделителей в обходном листе поможет создать четкую и понятную структуру документа, что важно для комфортного чтения и понимания информации.

Нумерация пунктов в обходном листе

В случае необходимости перечислить несколько пунктов в обходном листе или перечень требований, важно правильно нумеровать каждый пункт. Нумерация позволяет упорядочить информацию и облегчает понимание структуры документа. В этом разделе мы расскажем о правилах оформления и нумерации пунктов в обходном листе.

1. Арабская нумерация:

Для нумерации пунктов в обходном листе применяется арабская цифра, начиная с 1. Например:

1. Требование 1
2. Требование 2
3. Требование 3

2. Буквенная нумерация:

Если нужно подчеркнуть иерархическую структуру пунктов в обходном листе, можно использовать буквенную нумерацию. Каждый уровень нумерации обозначается соответствующей буквой алфавита. Например:

а) Пункт a
б) Пункт б
в) Пункт в
г) Пункт г

3. Римская нумерация:

Римская нумерация часто применяется при перечислении разделов или глав в документе. Уровни нумерации обозначаются римскими цифрами. Например:

I. Раздел 1
II. Раздел 2
III. Раздел 3

Необходимо помнить, что при составлении обходного листа каждый пункт должен быть ясным и конкретным. Нумерация позволяет установить структуру и последовательность пунктов, упрощая чтение и понимание информации.

Использование заголовков в обходном листе

В обходном листе заголовки используются для создания структуры и удобства чтения документа. Они помогают организовать информацию, выделить основные разделы и подразделы.

Заголовок первого уровня

Он отмечает начало обходного листа и обычно содержит основную тему или название документа. Заголовок первого уровня должен быть единственным на странице.

Заголовки второго и третьего уровней

Заголовки второго уровня используются для обозначения основных разделов обходного листа. Заголовки третьего уровня могут использоваться для подразделов и дополнительной структуризации информации.

Рекомендуется использовать заголовки последовательно, от первого до третьего уровня, чтобы создать четкую и логическую организацию содержимого.

Списки

Списки можно использовать для перечисления важных пунктов или детализации информации. Это может быть маркированный список с использованием тега <ul> или нумерованный список с использованием тега <ol>.

• Пункт списка 1
• Пункт списка 2
• Пункт списка 3

Списки могут быть вложенными, то есть один список может включать в себя другие списки. Для создания вложенных списков используйте набор тегов <ul> или <ol>, а каждый элемент списка помещайте в <li>.

1. Пункт нумерованного списка
   1. Подпункт 1
   2. Подпункт 2
2. Пункт 2

Использование заголовков и списков поможет сделать обходный лист более понятным и структурированным для читателей. Это важно для удобства осмысления информации и последующего принятия решений на основе этой информации.

Правила оформления подписей и переходов в обходном листе

• Каждая подпись должна быть четко и читаемо оформлена.
• Подписи следует размещать под соответствующими искаженными образцами.
• Переходы на обходном листе должны быть ясно обозначены заголовками.
• Заголовки переходов следует выделять с помощью тегов
  

  .

• Перед каждым заголовком следует ставить символ § и номер соответствующего перехода.
• Перед самим переходом следует указывать слово Переход и его номер.
• Подписи и переходы на обходном листе следует нумеровать в порядке их появления.
• Допускается использование множественных переходов на одной странице обходного листа.
• Все переходы и подписи в обходном листе должны быть связаны с основным документом и иметь соответствующие ссылки.

Правильное оформление подписей и переходов позволяет упорядочить информацию, облегчает работу с документами и облегчает их поиск и анализ.

Внесение изменений в обходный лист

Корректировка данных

В случае необходимости внесения изменений в уже заполненный обходный лист, следует производить следующие шаги:

• Откройте документ с обходным листом в текстовом или графическом редакторе;
• Внесите необходимые изменения в соответствующие разделы документа;
• Убедитесь, что информация о внесенных изменениях четко и ясно отражена;
• Сохраните документ с обновленной информацией.

Подписание изменений

После внесения изменений в обходный лист, необходимо обратить внимание на подписание документа. В случае, если изменения были произведены пользователем, не являющимся уполномоченным лицом, документ должен быть подписан ответственным руководителем или другим уполномоченным лицом. Подписание должно быть выполнено в соответствии с установленными правилами и требованиями оформления обходного листа.

Внесение изменений в обходный лист является важным этапом его использования. Соблюдение правил оформления и образца обходного листа позволяет гарантировать сохранность информации и предотвращать возможные ошибки в работе.

Правила касательно обходных листов на разных языках

Правила оформления обходных листов на английском языке

На английском языке обходные листы обычно оформляются в соответствии с общепринятыми правилами делового письма. Заголовок документа должен содержать информацию о цели обходного листа, например Обходной лист для согласования договора. Далее следует указать информацию о дате и времени создания документа, а также организацию, которой адресован обходной лист.

Содержание обходного листа должно быть четким и лаконичным, с указанием необходимых реквизитов и инструкций для исполнителей. Также важно указать информацию о том, кому следует направить документ после согласования.

Правила оформления обходных листов на французском языке

На французском языке обходные листы оформляются в соответствии с правилами французского делового этикета. Заголовок оформляется так же, как на английском языке, но с учетом особенностей французского языка.

В содержании обходного листа следует обращаться к адресату с уважением и использовать формулировки, отражающие французскую деловую культуру. Кроме того, важно придерживаться принятых во французском языке правил оформления документов.

Правила оформления обходных листов на других языках могут также иметь свои особенности, связанные с лингвистическими и культурными особенностями каждого языка. Поэтому при составлении обходного листа на иностранном языке рекомендуется обратиться к специалисту, владеющему этим языком, для получения консультации и рекомендаций по оформлению.

Правила для электронных обходных листов

1. Заголовок и информация контрагента

Каждый электронный обходной лист должен содержать заголовок, в котором указывается название проекта или задачи. Также необходимо указать ФИО контрагента, его должность и контактные данные.

2. Описание задачи

Следующим пунктом обходного листа должно быть описание задачи, которая была выполнена или планируется выполнить. В данном разделе следует указать суть задачи, ее приоритет, сроки выполнения, а также ожидаемый результат.

Дополнительно, можно указать разделы:

• Требования и спецификации;
• Предыдущие работы и успехи;
• Описание проблем, которые возникли в процессе выполнения;
• План действий и предложения по решению проблем.

В данном разделе рекомендуется использовать структурированный формат, такой как списки или таблицы, чтобы облегчить восприятие информации.

3. Примечания и комментарии

В конце электронного обходного листа следует предусмотреть поле для примечаний и комментариев. Здесь можно указать дополнительную информацию о задаче или проблемах, а также предложить дополнительные решения. Кроме того, можно оставить поле для подписи и даты.

Все указанные разделы должны быть явно выделены и четко структурированы, чтобы обеспечить понятность и удобство чтения.

Правила касательно графического оформления обходного листа

Графическое оформление обходного листа играет важную роль, поскольку первое впечатление может повлиять на то, будет ли он внимательно прочитан или проигнорирован. Есть несколько правил, которые следует соблюдать при оформлении обходного листа:

1. Четкость и простота

Обходной лист должен быть четким и профессионально оформленным. Используйте понятный и легко читаемый шрифт без сложных декоративных элементов. Выберите подходящий размер шрифта, чтобы текст был хорошо видим и не создавал трудностей при чтении.

2. Использование заголовков и подзаголовков

Используйте заголовки и подзаголовки, чтобы легко разделить информацию на разделы. Заголовки помогут читателю быстро найти нужные сведения и сориентироваться в содержании обходного листа. Используйте соответствующие теги заголовков, чтобы выделить важные разделы.

Пример:

 
1. Информация о компании
 
Текст про информацию о компании...
 
2. Список сотрудников
 
Текст про список сотрудников...
 
3. План работы
 
Текст про план работы...
 

3. Использование выделений

Выделяйте важные слова или фразы при помощи тега <strong> или <em>. Это поможет привлечь внимание читателя к ключевым моментам обходного листа. Однако, не переусердствуйте с выделениями, чтобы избежать перегруженности текста.

Следуя этим правилам, вы сможете создать графически привлекательный и информативный обходный лист, который будет легко восприниматься читателями.

Правила оформления обходного листа для различных типов документов

1. Письма и заявления

При оформлении обходного листа для писем и заявлений важно указать следующую информацию:

1. Название и адресат документа.
2. Дата и номер документа.
3. Список должностных лиц или отделов, через которые должен пройти документ.
4. Дата прохождения каждого этапа рассмотрения и подписи ответственных лиц.

2. Протоколы

При оформлении обходного листа для протоколов необходимо добавить следующую информацию:

1. Название и номер протокола.
2. Дата проведения заседания и место его проведения.
3. Список участников заседания и их должности.
4. Краткое содержание рассмотренных вопросов и полученных решений.

3. Служебные записки и отчеты

При оформлении обходного листа для служебных записок и отчетов следует учесть следующие особенности:

1. Название и номер записки или отчета.
2. Дата подготовки документа.
3. Фамилия, должность и подпись автора документа.
4. Список должностных лиц или отделов, которым необходимо передать документ.
5. Дата получения и подпись ответственного лица.

При оформлении обходного листа для различных типов документов необходимо соблюдать общие правила оформления, такие как четкость и ясность текста, правильность указания данных и дат, а также корректность подписей и оттисков печатей. Это позволит избежать недоразумений и сохранить правильность прохождения документов.

Примеры правильного оформления обходного листа

Пример 1:

Обходной лист для осмотра здания

1. Дата: 10.12.2022
2. Место осмотра: г. Москва, ул. Ленина, д. 1
3. Комиссия:
• Иванов И.И. — председатель
• Петров П.П. — член комиссии
• Сидоров С.С. — член комиссии
4. Цель осмотра: проверка технического состояния здания
5. Результаты осмотра:
• Фасад здания не требует ремонта
• Кровля имеет небольшие повреждения, рекомендуется провести ремонт
• Электропроводка в нормальном состоянии
• Отсутствие течей и засоров в системе водоснабжения
6. Заключение: Здание соответствует техническим нормам и требованиям.

Пример 2:

Обходной лист для проверки автомобиля

1. Дата: 15.01.2023
2. Место осмотра: автосервис Автоэксперт, г. Санкт-Петербург, ул. Промышленная, д. 5
3. Комиссия:
• Смирнов А.С. — председатель
• Козлов Н.И. — член комиссии
• Иванова М.А. — член комиссии
4. Цель осмотра: проверка технического состояния автомобиля
5. Результаты осмотра:
• Ошибок в работе двигателя не обнаружено
• Система охлаждения функционирует нормально
• Тормозная система требует замены колодок
• Кузов автомобиля имеет незначительные повреждения
6. Заключение: Автомобиль требует проведения ремонтных работ для восстановления полной безопасности и исправной работы.

Важно помнить, что обходной лист должен быть подписан всеми членами комиссии и представлен соответствующим органам или лицам.